Produtividade: Como ser mais produtivo com o livro “Trabalhe 4 horas por semana”

Livro trabalhe 4 horas por semana - Sacadas de Livro - O Mundo Empreendedor

Neste post vou falar como ser mais produtivo melhorando a forma que leio e-mails, atendo telefone e evito reuniões após conhecer melhor sobre desperdiçadores de tempo.

Antes de ler o livro “Trabalhe 4 Horas por Semana” eu pensava que ele iria me ensinar como ser mais produtivomudar a minha vida. E mudou!

A capa do livro sugere que a gente pode tirar umas férias a qualquer momento, como ir para a praia. Mesmo isso não sendo uma realidade para muitos, é possível agora mudar alguns hábitos ou mindsets para ser mais produtivo.

Quando se aprende como ser mais produtivo, você consegue fazer mais com menos e em menos tempo. E o tempo que você “cria” te dá oportunidade de fazer o que você quiser, como passear com sua família, viajar e conhecer uma nova cultura.

Antes de te falar sobre como melhorar o jeito de lidar com e-mails, telefonemas e reuniões, gostaria de compartilhar contigo dois conceitos.

Já parou para pensar na diferença entre ser: eficaz vs eficiente?

  • Eficácia é fazer as coisas necessárias para deixá-lo mais próximo de seus objetivos.
  • Eficiência é fazer uma determinada tarefa (seja importante ou não) da forma mais econômica possível.[1]

Para ser mais produtivo, comece a aplicar uma a uma destas dicas na sua rotina. Também, busque sempre ter em mente da eficiência e da eficácia quando for realizar suas tarefas.

Sirva-se 🙂

1. EMAILS – COMO SIMPLIFICAR AS INFORMAÇÕES

E-mail - Como simplificar as Informacoes - O Mundo Empreendedor - 1

Desligue o alerta sonoro

Desative no seu celular o push notification e o alerta sonoro para verificar e-mails. Receba-os somente quando for nos horários definidos (veja a seguir).

Desligue o enviar/receber automático

Se você tiver habilitado no Outlook ou programa similar, desligue também o enviar/receber que entrega as mensagens assim que as pessoas mandam. Se você está no Gmail, feche-o!

Não veja os e-mails logo após acordar

Ao invés de ver os e-mails logo ao acordar, você deve fazer sua tarefa mais importante antes das 11 horas, para evitar o almoço ou a leitura de e-mails como uma desculpa para adiá-la.

Confira e-mail 2x ao dia (12:00 e 16:00)

Estes horários são os mais prováveis em ter tido respostas para os e-mails que você porventura tenha enviado.

Muita calma, antes de implementar esta rotina de 2x ao dia, você treinará seu patrão, seus colegas, fornecedores e clientes a ser mais eficazes.

Este treino vai ser com o e-mail de auto-resposta que o autor recomenda em não pedir permissão para implementá-lo

Crie filtros complexos e completos

Esta dica me ajudou muito a filtrar 7 contas de e-mail profissional e 5 pessoais com regras que “sobra” pra no meu Inbox só o que importa!

Inclua o e-mail de auto-resposta

O e-mail de auto-resposta fecha o ciclo das atividades para e-mails não desperdiçarem mais o seu tempo.

Exemplo de E-mail de Auto-resposta:

———

Olá, amigos [ou estimados colegas],
Por conta da elevada carga de trabalho, passo a checar e responder e-mails duas vezes ao dia, ao meio-dia e às quatro da tarde. Se você precisa de algo urgente (por favor, assegure que seja urgente) que não pode esperar até um dos horários definidos, por favor, contate-me por telefone, no número 55-5555-5555.
Obrigado por compreender esta iniciativa em busca de mais eficiência e eficácia.
Isso me ajuda a fazer mais coisas para servi-los melhor.
Atenciosamente
Tim Ferris

———

2. LIGAÇÕES TELEFÔNICAS – SEJA DIRETO

Ligacoes telefonicas 2 - seja direto - o mundo empreendedor

Tenha 2 telefones: comercial p/ chamadas não-urgentes e um para chamadas urgentes.

Assim, seu número urgente deve ser o gancho para qualquer coisa realmente importante que deve fazer.

Utilize uma caixa-postal Skype para o número não-urgente

No USA, utiliza-se muito o recurso do voicemail onde as pessoas realmente ouvem as mensagens de voz deixadas, caso a pessoa não atenda o telefone.

Coloque o número urgente na resposta automática do e-mail

Ao invés de utilizar Whatsapp ou coisa do gênero, se realmente é importante as pessoas vão se dar ao trabalho de ligar para você.

Atenda o urgente toda vez que chamar, com exceção de números não-identificados e chamadas que não queira atender

Se alguém que você não conhece ligar mais de uma vez, você deve julgar poderia ser urgente para atender.

Telefone comercial deve estar sempre em modo silencioso e ter uma voice-mail onde pede pelo e-mail

Se algo não é tão urgente, as pessoas podem preferir enviar um e-mail o que torna as coisas mais eficientes, pois se bem escrito no e-mail você consegue ter muito mais informações.

Se ligar no Tel Urgente, deve ser tratado como tal.

O telefone toca para você e:

  • Olá, aqui é o Mauricio.
  • Oi aqui é o John.
  • John, estou ocupado agora. Em que posso te ajudar?

Não estimule as pessoas a entrar numa conversa fiada, resolva e ponto.

Continuando o diálogo anterior:

  • Eu posso ligar mais tarde…
  • Não, eu tenho um minuto. O que posso fazer por você?

3. REUNIÕES – EVITE O MÁXIMO QUE POSSÍVEL

Reunioes - Evite o maximo possivel - o mundo empreendedor

Se propuser reunião, ofereça e-mail ou telefone como contra-oferta

É sempre mais rápido responder um e-mail do que ficar 30, 45, 2 horas com a pessoa.

Peça que mande e-mail com a pauta da reunião

Uma reunião sem um objetivo não deve existir, e se sim existir pode ser enviado por e-mail.

Reuniões devem ser para tomar decisões e não para definir um problema.

Alguém sempre deve ficar responsável pelas definições, sejam elas alternativas para resolver um problema de um projeto, ou hipóteses de possíveis soluções.

Decida que dada natureza não urgente da reunião, devem contá-lo na seguinte ordem de urgência: e-mail, telefone, encontro pessoal.

Se a reunião seria em apenas para decidir que alternativa utilizar, caso elas já estejam claras, é possível resolver por e-mail ou telefone.

Defina o horário que vai acabar a reunião!!!

Caso o horário esteja chegando do fim, você pode inventar que tem compromisso para cumprir com o combinado. Estes comportamentos treinam as pessoas a agir de acordo e a serem mais concisas e objetivas.

Responda os recados da caixa de mensagens de voz por e-mail para treinar as pessoas a serem concisas.

De novo me refiro ao mindset que você deve mudar, e buscar mudar nas pessoas para serem mais objetivas.

Use a estrutura Se… Então…

Confira este exemplo de e-mail:

“Cara Susan… O novo lote de mercadorias chegou? Se chegou, por favor me avise no 55-55555555. Se não, por favor contate Fulano de Tal no número 44-44444444 ou no e-mail Fulano@tal.com (segue em copia) e pergunte pela data de entrega e pelo número de referência, com Susan, no telefone 444-5555555, que ela tem autonomia para tomar decisões de até 500 dólares.

Em caso de emergência, liguem para o meu celular, mas confio em vocês. Obrigado”.

Não permita visitantes casuais em seu espaço de trabalho

Sua área de trabalho é seu templo para ser produtivo, portanto fones de ouvidos e cartazes “não perturbe” ajudam para você evitar qualquer distração externa.

Aproximação de Cachorrinho de Estimação para evitar a reunião

Confira a diferença entre estas duas colocações de um subordinado falando para o chefe para não ir à reunião:

Adoraria ir a reunião, mas tenho uma idéia melhor. Vamos parar de fazer reuniões, já que tudo o que fazemos é perder tempo e não decidimos nada útil.
VS.
Adoraria ir à reunião, mas estou completamente assoberbado e realmente preciso terminar algumas coisas importantes.

Posso ficar de fora da reunião apenas hoje?

De qualquer forma, eu ficaria distraído na reunião.

Prometo que depois eu me atualizo, repasso os pontos da reunião com Fulano. Pode ser assim?

Imite uma boa criança, “Só desta vez… Por favor!!! Eu prometo fazer X!”. Os pais caem nessa porque as crianças ajudam os adultos a se enganar. Também funciona com chefes, fornecedores, clientes e também com o resto do mundo.

E aí, o que achou destas sacadas para ajudar você no seu dia-a-dia?

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LIVRO: Trabalhe 4 Horas por Semana
AUTOR: Timonthy Ferriss
COMPRAR: saraiva.com.br/trabalhe-4-horas-por-semana


Abração.
Bento!

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Maurício Bento
Maurício Bento
Já teve passagem por grandes empresas como Walmart e SAP Americas Inc. Essa vivência possibilitou que desde seus 25 anos de idade pudesse viver exclusivamente de empreedimentos online e através do O Mundo Empreendedor contribuir para ajudar você a se tornar um empreendedor digital e também se sentir realizado.

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